PENAMPILAN SEKRETARIS

Image merupakan lukisan diri yang kita tampilkan kepada orang lain. Orang sering kali tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini. Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tingi memang sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian anda yang paling sempurna sekalipun. Image yang buruk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide-ide dan permintaan-permintaan kita bahkan akhirnya, karir kita.

Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri. Bagaimana cara anda duduk, berbicara, berjalan, berdiri, berpakaian dan merias diri.
Respons Positif atau negative tergantung dari image yang disampaikan, misalanya melalui cara berpakaian , sikap dan perbuatan, sopan santun dan lain-lain. Relasi bisnis pimpinan anda bahkan mendapat kesan pertama akanperusahaan anda dari diri sekretarisnya. Sekretaris yang sukses sangat memperhatikan penampilan.
Berikut beberapa tips yang perlu diketahui:
1. Jagalah kesehatan anda dengan membiasakan hidup dan makan yang sehat.
Tidak ada perusahaan yang menginginkan karyawan yang sakit-sakitan. Kesehatan yang baik akan sangat menolong anda untuk tampil prima/fit dan merasa lebih baik. Sekretaris yang selalu mengantuk, sering batuk-batuk atau pileknya tidak sembuh-sembuh akan menurunkan image-nya sendiri.
Ketahuilah saat-saat kritis dimana tubuh anda memerlukan perhatian ekstra. Istirahat yang cukup, segera minum obat atau vitamin agar kondisi tubuh tidak terus menurun.
2. Tampillah dengan menarik
Kepribadian seseorang terpancar melalui penampilan (appearance), yaitu kadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris mutlak harus memperhaikan agar selau berpenampilan menarik dan apik.
Berikut hal-hal yang harus diperhatikan:
 Rambut
Rambut harus selalu dalam keadaan bersih dan tertata rapi denganmodel yang sederhana. Keramaslah denganselang waktu normal. Rambut yang panjang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi bila anda cocok dengan rambut panjang, jangan terlalu ikut-ikutan mode pendek yang sedang In. Namun, janagn sampai rambut panjang anda yang panjang mengganggu pekerjaan anda. Sesuaikan model rambut dengan raut muka dan gunakan moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan anda.
 Kulit
Kulit juga harus bersih dan bebas penyakit. Jika kulit wajah dantubuh sehat, penampialn akan terlihat segar dan sempurna walaupun tanpa make up yang berarti. Kulit yang bersih juga menghindari anda dari bau badan yang menyengat.

 Make -Up
Make-Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencankup perawatan kulit muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make up yang ocok merupakan perawatan dasar wajah anda. Biasakan dengan satu jenis merk make-up sehingga wajah anda tidak rusak, karena kulit anda harus terus menerus menyesuaikan diri dengan produk make up yang baru. Merias wajah harus dilakukan sewajar mungkin (natural) sesuai dengan jabatan dan ciri pembwaan anda. Jangan berdandan terlalu menor, namun jangan juga melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat pucat. Sekretaris wajib mengetahui cara merawat dan menata rias wajah secara tepat dan benar.
 Pakaian
Walaupun mode pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang anda gunakan cocok untuk kantor tempat anda bekerja dan pekerjan yang anda jalankan. Salah satu tuntutan profesi sekretaris untuk selalu bekerja cepat, lebih baik diantisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat diri anda percaya diri, tentu saja menarik, yang cocok dengan bentuk dan tinggi tubuh, sera warna kulit.
Pakaian tidak harus selalu dari produk-produk yang ternama, akan tetapi hendaknya terlihat berkualitas. Yang penting, sekretaris perlu memperhatikan penagturan perpanduan warna, mempunyai cita rasa (taste) yang baik agar dengan pakaian tersebut anda dapat mengubah penampilan menjadi lebih baik.
Atur dan rencanakan lemari pakaian anda sedemikian rupa sehingga tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, cepat out of fashion(ketinggalan zaman), membosankan, sulit dikombinasikan atau tidak kurang cocok dengan banyak situasi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah terbatas anda akan memiliki variasi pakaian cukup banyak. Bahan baju kantor tidak banyak berubah dari waktu ke waktu (konservatif).
Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malam hari, apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini jug mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik mencankup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, warna, asesori, pengcekan bagian-bagian baju (kancing, robek, jahitan lepas) dan yang lebih penting, apakah pakain tersebut sudah tersedia bersih dan disetrika. Hindari pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.
 Tas
Sekretaris yang mengikuti mode akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris memiliki lebih dari satu tas dalam aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan, bila tidak, tas hitam merupakan pilihan tepat untuk seluruh koleksi pakaian anda. Seperti halnya model pakaian, ilihlah model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian anda.



 Sepatu
Lebih abik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap di pandang dan membuat figur tubuh anda lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan. Apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah sesuai warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.
 Perhiasan
Jangan memakai semua perhiasan yang anda miliki, secukupnya saja, yang wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain jam tangan, anting, atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya anda miliki.
 Parfum
Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian anda dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat. Demikian berkulirnya waktu, anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek terkenal.
3. Beri perhatian pada sikap tubuh anda
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.
 Sikap berjalan
Jangan berjalan dibuat-buat seolah-olah anda ingin meminta perhatian orang disekitar anda. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh/congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa orang dengan senyum.
 Sikap Duduk
Kaki diatur serapi dan sesopan mungkin dengan telapak kaki diarahkan miring. Apabila anda duduk dikursi tamu jangan bersandar, sedangkan bila anda duduk dibelakang meja, biasakan merapatkan punggung dengan sandaran kursi atau paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot menimbulkan ksan negativ(malas).
 Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak. Untuk mendapatkan posisi ini, perut harus ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kaki, bersandar maupun bertolak pinggang di jalan.
 Sikap Berbicara
Pandangan mat alawan bicara anda, jangan terlalu banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat anda berbicara (mengernyitkan dahi, memonyongkan mulut, memutar-mutar mata) apalagi sambil menggaruk-garuk kepala, membunyikan jari-jari tangan, membersihkan gigi dengan jari/kuku, mengupil atau mengorek-ngorek telinga.
Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang anda gunakan terjemahkan apa yang anda katakana agar ia tidak merasa tersisihkan.
 Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ketuk meja atau menggaruk-garuk rambut, bila anda sedang diam dan berpikir. Bila anda sedang berkonsentrasi memikirkan suatu hal, usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling anda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.
4. Tumbuhkan rasa percaya diri dan kepribadian yang kuat
Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.
Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :
1. Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.
2. Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
3. Jangan melepas sepatu ketiak bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.
Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih atau diterima untuk posisi sekretaris harus “distinctive” seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari antara sekelompok staf wanita di kantor anda.

KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI BAGI
SEKRETARIS
Kemampuan berkomunikasi
Tidak ada sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya terisolir. Ia akan selalu akan behubungan dengan orang lain, dari managemen tingkat atas sampai office boy. Sikap tenang, anggun, dan penuh percaya diri sangat di perlukan mengingat sekretaris bukan hanya berhubungan dengan orang-oarang penting yang sopan, tetapi juga mereka yang kurang puas dengan keadaannya yang sulit ditangani bahkan kadang-kadang seorang yang cerdas dan lihai berkata-kata.
Bila anda bagus dalam pekerjaan anda sebagai sekretaris dan ambisius untuk lebih mengembangkan diri, anda akan sampai pada saatnya dimana anda merasa tidak sanggup lagi menyeleseikan semua tugas yang semakin lama semakin luas dalam kurun waktu yang tersedia. Jangan mengeluh dan mengatakan hal-hal yang negative.
Ungkapan yang sekarang sering terdengar “WORK SMART NOT HARD” mungkin bisa dijadikan pedoman. Pikirkan bagaimana anda bisa bekerja lebih, tanpa harus mati-matian. Misalanya, dengan mengambil seorang asisten.

SEKRETARIS DALAM ERA INFORMASI GLOBAL
Era Globalisasi informasi dan kemajuan ilmu poengetahuan dan tekniligimenuntut orang-orang untuk menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan bila tidak ingin tenggelam dalam persaingan atau rutinitas pekerjaan. Walaupun demikian, era informasi ini hendaknya tidak dijadikan ancaman sebab era ini sbenarnya telah menciptakan kesempatan yang tidak terduga bagi para sekretaris untuk meningkatkan status pekerjaannya dan pada akhirnya gaji mereka.
Berikut merupakan perubahan-perubahan akibat dari kemajuan teknologi:
 Banyak tugas, seperti pembukuan dan pengetikan, sekarang dikerjakan dengan computer.
 Surat-surat dibanyak kantor tidak lagi dikirim dengan jasa pos, tetapi dengan alat kirim elektronik, seperti mesin fax atau e-mail.
 Telepon semakin vital fungsinya.
 Penelitian tidak lagi terbatas pada perpustakaan local, tetapi dari database yang bersifat nasional.
 Mencari arsip di kantor-kantor yang modern, berarti memanggil data dari dokumen yang tersimpan di dalam disket.
Satu keharusan yang harus dimiliki sekretaris dalam Era Informasi Global adalah kemampuan untuk bekerja secepatnya teru tama dalam menangani informasi-informasi vital. Demikian juga bagi sekretaris yang tidak begitu tertarik dengan informasi.
Beberapa langkah yang harus diambil untuk meningkatkan karier anda adalah :
1. Pendidikan lanjutan dan pelatihan
Ambil setiap kesempatan yang diberikan oleh perusahaan anda untuk mempelajari teknologi atau system baru, misalnya menghadiri seminar, ikut serta dalam prigram pelatihan perusahaan. Kegiatan belajar juga tidak terbatas pada seminar atau pelatihan formal. Sekedar mengunjungi salah satu staf ahli dalam perusahaan anda akan semakin membuka wwasan anda.
2. Membaca
Bacalah surat kabar, majalah-majalah terutama mengenai dunia. Jadikan kebiasan membaca buku-buku tentang teknologi baru dan jurnal-jurnal perdagangan yang berhubungan langsung dengan bisnis perusahaan anda.
Banyak karier sekretaris mendek karena kemampuannya hanya terbatas pada tugas-tugas administrasi rutin, seperti pengetikan dan surat menyurat. Untuk dapat menyumbangkan pelayanan kesekretarisan yang bermutu, tidak cukup hanya bertumpu pada keterampilan dasar kesekretarisan yang bemutu., tidak cukup hanya bertumpu pada keterampilan dasar kesekretarisan, seperti mengetik dan filing, melainkan terus menerus memperkaya diridengan membaca ber agam pengetahuan, seperti managemen pemasaran keuangan, hubungan masyarakat, dan kepemimpinan.

3.Bergaul dengan kaum profesional
Masuk kedalam perkumpulan –perkumpulan yang menawarkan informasi, dukungan, dan kesempatan pengembangan karier sekretaris. Saat ini semakin banyak event yang memumingkinkan sekretaris bertemu dengan rekan-rekan seprofesi maupun kalangan bisnis dan professional muda. Gunakan kesempatn-kesempatan seperti itu untuk menambah wawasan anda.
4. Tingkatkan efektivitas dan efisiensi kerja
Bekerja keras serta giat saja tidaklah cukup. Work smart Not Hard, merupakan istilah yang semskin populer dikalangan eksekutif. Untuk berhasil, anda harus bisa bekerja lebih cepat dari orang lain dan menghasilkan lebih banyak dan lebih banyak lagi bagi kemajuan perusahaan.
5. Kemukakan ide anda dan bersikaplah proaktif
Dalam persaingan usaha yang cukup ketat, sekretaris menjadi anggota team managemen kelas atas yang sagat diperhitungkan karena ia biasa berada di antara perusahaan. Keadaan ini harus bisa anda manfaatkan dengan selalu berfikir lebih dari apa yang diminta dari anda. Bekerja dengan managemen penentu arah perusahaan memungkinkan suara dan ide anda lebih udah di dengar. Bersikaplah proaktif, jangan hanya menunggu intruksi saja.
J
Jarang ada sekretaris yang bekerja terisolir. Mereka harus belajar bagaimana bergaul dengan rekan kerjanya sehari-hari dan bagaimana mereka menangani aspek-aspek baik dan buruk yang ada dari hubungan di kantor.
Kualitas personal yang penting, antara lain:
 Bekerja efektif sebagai anggota tim dengan tetap memelihara kemampuan untuk berinisiatif dan mengelola suatu proyek dengan mandiri.
 Bisa bekerja sama, penuh pengertian, dan tegas dalam berhubungan dengan sesama.
 Penuh perhatian terhadap hal-hal kecil dan terus mengembangkan sifat teliti dalam kerja dan terhadap sesama.
 Menjunjung tinggi kerahasiaan dan tuntutan etika ditempat kerja.
 Ciptakan kesan pribadi yang baik dan kesan perusahaan yang menyenangkan melalui penampilan bisnis dan sikap-sikap positif dan gembira.
 Lakukan tugas dengan jujur dan professional.
 Berusaha terus kreatif dan bersikap proaktif.

Dibawah ini beberapa tuntutan untuk berhasil dalam pekerjaan dan kehidupan anda :
1. Kenali diri anda sendiri.
Segera setelah anda memasuki dunia kerja, anda akan mulai menyadari bakat-bakat yang anda miliki, motivasi, dan nilai-nilai yang anda hargai.
2. Tetapkan sasaran anda.
Sasaran hendaknya yang realitis dan mungkin di capai.
3. kejar sasaran-sasaran anda itu dengan antusiasme.
Antusiasme merupakan suatu kebiasaan sehingga dapat dibina. Bekerja yang ternyata berbeda dengan harapan kita, memang terkadang membosankan dan penuh dengan masalah-masalah hubungan manusia., intrik-intrik dan politik kantor. Hal tersebut hendaknya tidak membuat kita bersikap apatis dan statis, atau membuat kita lua sasaran-sasaran itu.
4. Pertimabangkan masak-masak setiap langkah yang anda ambil.
Pilih satu langkah yang memberikan manfaat terbesar yang mengarahkan anda kesasaran akhir anda. Walaupun demikian, jangan takut mengambil resiko. Kesalahan yang akan banyak anda buat semakin diperkaya.

Akhir kata, selamat merajut hidup anda, Semoga Berhasil.
“Good gives every bird its food, but He does not throw it into the nest”.
-J.G. Holland.

Daftar Pustaka

Benfari,Robert (1995), Change your Management Style. How to Evaluate and Improve Your Own Performance. New York :Lexington Books.

Bolton Marry dan John Bolton, tt, The Complete Book of Etiquette. London: W. Foulsham & Co., Ltd.

Hendarto,M.G.Hartato dan Drs.F.X. Tulusharyono, M.M.(2002), Menjadi Sekretaris Profesional: Seri Pengembangan Diri dan Karier No.4. Jakarta. PPM.